CONTROLLA ARCHIVI

All’interno di questa voce di menù è posizionata la maschera di “controlla archivi”, al cui interno si trovano due importanti funzioni:

• controlla errori
• controlla scadenze

La prima funzione di “controlla errori” viene eseguita in background automaticamente ad ogni stampa di bilancio: viene controllata la struttura delle singole scritture contabili verificandone la presenza di anomalie.

Le anomalie riscontrate più di frequente sono gli sbilanci di scrittura (ovvero quando la somma delle voci Dare inserite è diversa dalla somma delle voci Avere), dovute magari a uscite non corrette dal programma, o la presenza di movimenti il cui conto contabile è stato eliminato dal piano dei conti.

Una finestra avviserà l’utente se esistono anomalie indicandone il numero di registrazione, oppure avviserà sul buon esito del controllo eseguito

La funzione di “controlla scadenze” esegue per il periodo impostato (filtro anno di competenza, da data a data) un confronto tra i valori delle scadenze aperte e i valori espressi dal saldo contabile di clienti e fornitori, indicando eventualmente (attraverso un report di stampa) le diversità riscontrate.

In caso di non corrispondenza nel report saranno indicate per ogni anagrafica il valore totale delle scadenze non ancora chiuse per il periodo soggetto all’interrogazione e il valore indicato alla stessa data dal saldo contabile (determinato dalla somma algebrica di tutte le movimentazioni).

Questo confronto è utile ma ha bisogno di essere interpretato e deve essere eseguito nel momento giusto: sappiamo infatti che Dinamico contabilizza effetti e fatture di vendita su comando e non automaticamente: quindi se ci sono fatture stampate e non contabilizzate o effetti presentati e non ancora consolidati è normale che vi siano delle differenze tra il saldo delle partite aperte e quello contabile.

 

• Questo controllo, utile per tutti i moduli, è molto importante, perché verifica tutte le anomalie riscontrate in molte delle tabelle del gestionale.

Vengono segnalate tutte le anomalie che potrebbero compromettere l’uso del gestionale.
Le regole che il software segue sono diverse tabella per tabella. Per ognuno viene indicato il numero di record non corretti.

Una volta segnalato gli errori il programma permette di stampare per ogni tabella (articoli, clienti …) un riassunto delle anomalie riscontrate, segnalando in evidenza il dato mancante o non corretto (vedi figura in seguito)

L’uso della maschera è semplice e intuitivo: nella colonna di destra sono indicate il numero delle eventuali anomalie segnalate. In corrispondenza di ogni riga c’è un pulsante per stampare il report della tabella relativa. Se si vogliono stampare in un colpo solo tutte le tabelle con almeno una anomalia cliccare il pulsante in basso a destra.

In questo esempio sono evidenziate le anomalie riscontrate sul corpo degli ordini inseriti. Con il colore rosso è incorniciato i dato che non è formalmente corretto: una quantità evasa negativa, un codice del piano dei conti inesistente, un codice articolo che non ha riscontro nella tabella articoli.

Nell’ ultimo esempio vediamo alcune anomalie che possono riscontrarsi nel modulo contabilità, in gestione movimenti Iva.
L’esempio sotto riportato marca alcune gravi anomalie riscontrate: potrebbe trattarsi di record “vuoti”, ovvero record non compilati correttamente o in cui l’utente ha abortito l’inserimento senza eliminare quanto già digitato.

Altre gravi anomalie potrebbero essere la mancanza della divisa dell’operazione, l’uso di valori “nulli” (ovvero di quei valori diversi da un numero valido, anche se zero), o la mancanza del numero di documento riferito all’operazione.

Alla luce di quanto esemplificato è da sottolineare l’importanza di un controllo periodico dei dati per evitare ogni tipo di anomalia. Se il controllo è eseguito con frequenza periodica naturalmente le anomalie segnalate saranno sempre poche o nulle, indice di buon utilizzo del software.