BACKUP ARCHIVI

Utility che permette di effettuare il salvataggio dei dati del programma (non solo dei dati ma di qualsiasi file) in formato compresso.

Ogni impresa conserva all’interno dei propri elaboratori una mole di dati che forse nemmeno immagina. Essi sono rappresentati dai documenti conservati dai singoli utenti, dai progetti, da messaggi di posta elettronica e dai dati gestiti attraverso il software gestionale.

La loro importanza è spesso fondamentale per il processo commerciale/produttivo dell’impresa e la loro eventuale perdita rappresenterebbe un costo inteso come perdita di know-how o semplicemente come costo per il reinserimento dei dati (una persona che deve rifare tutto quanto ha comunque sempre un costo orario)

Se ne evince che la protezione dei dati è una cosa essenziale, e oltretutto obbligatoria per legge, tantopiù se i dati sono sensibili!

La protezione va intesa in modo bivalente: il contenuto dei propri elaboratori va protetto dagli attacchi di agenti esterni (virus, attacchi di hacher, ecc) che possono alterarne il contenuto o impedirne l’accesso, ma va anche protetto dai danni accidentali cui possono essere soggette le apparecchiature che li contengono (server, hard disk, cd-rom), che essendo sostanzialmente apparecchiature sono inequivocabilmente soggette a rotture e guasti, accidentali o per cause esterne.

Il primo tipo di protezione si attua mediante l’uso si software antivirus e con l’uso di apparecchiature che fungano da firewall.
Il secondo tipo di protezione invece si attua mediante la creazione di copie del contenuto dei propri elaboratori, siano esse copie semplici che backup automatizzati preconfigurati.
In pratica si salva il contenuto dei propri Pc in unità esterne per l’eventuale ripristino sui componenti danneggiati.

I modi per salvare i propri dati sono molteplici, come sono molteplici i supporti hardware che possono ospitare i salvataggi dati.
A seconda delle necessità aziendali sarà compito del sistemista che segue la ditta dal punto di vista informatico consigliare il più appropriato, sia per costo che per caratteristiche di capienza.

Gestionale Dinamico – Backup

Il software gestionale Dinamico necessita per il suo funzionamento di varie componenti (per esempio il run-time di access, le librerie, ecc) che vengono installate nel sistema durante la fase di setup. Inoltre basa il suo funzionamento su alcuni files essenziali quali i files dei dati e delle stampe.
Il salvataggio dei dati deve essere mirato al solo backup dei files contenenti i dati dell’azienda e delle stampe personalizzate. Gli altri files di programma non è necessario che vengano salvati in quanto verrebbero reinstallati totalmente in caso di ripristino del sistema.

I files che devono essere salvati sono indicati nel menà di configurazione (Strumenti \ Configurazione Azienda) e sono:

• File Aziende
• File dati
• File stampe personalizzate

Naturalmente l’utente che gestisce più aziende deve salvare i dati indicati nella maschera per ogni azienda in uso.

Come fare il backup

Ci sono molteplici sistemi per eseguire un backup dei dati, a seconda delle dimensioni dei files da salvare e del tipo di periferica usata.

Vediamo ora alcune delle possibilità.

Copia semplice dei dati

E’ il modo più facile per salvare i dati però non permette una programmazione dell’evento, per cui viene eseguita manualmente dall’utente.
Il vantaggio è la semplicità dell’operazione, lo svantaggio è che se l’utente non si ricorda di svolgere l’operazione questa non viene eseguita.

Per eseguire la copia manuale l’utente dovrà selezionare i dati da copiare in Risorse del computer (è indispensabile un’infarinatura del funzionamento generale di unità, cartelle e files), selezionare i files stessi e attraverso il menù attivabile con il tasto destro del mouse selezionare la funzione “copia”.
L’utente a questo punto selezionerà l’unità di destinazione dei dati e sempre con il menù di funzione attivabile con il tasto destro del mouse selezionare “incolla”.

Per il salvataggio dei dati su cd o dvd gli utenti che hanno installato il sistema operativo WindowsXp potranno eseguire la procedura di masterizzazione guidata. Il suo funzionamento è semplice e guidato. In risorse del computer anche in questo caso si devono selezionare i fies, attivando poi il menù con il tasto destro del mouse si dovrà selezionare la voce “invia a” e quindi l’unità di destinazione “unità cd”.
I files verranno salvati temporaneamente nel sistema e nello stesso momento si attiverà la procedura guidata attraverso l’apparizione di un promemoria nella barra del menù. Basterà seguire passo passo le istruzioni indicate dal sistema per concludere l’operazione.

Backup programmato di sistema

Tutte le versioni di Windows hanno integrata la funzione di backup.

E’ una procedura molto comoda e intuitiva nella configurazione, che permette di selezionare i files e le cartelle da salvare ed eventualmente di programmarne l’esecuzione giornalmente o settimanalmente ad un determinato orario.

Di solito viene utilizzata quando l’unità di backup permette la scrittura diretta dei files, come nel caso di Hard disk esterni o diversi da quelli di sistema (server) o su altre unità (usb pen drive, zip, ecc). In alcuni casi è possibile utilizzare questa funzione per la scrittura diretta su cd rom, se questo viene gestito con una preformattazione come fosse un’unità disco (attraverso l’uso di programmi quali “IN CD”, per esempio).

Backup con software proprietari

Alcune unità di backup (dat, Zip, nastri) abbinano all’hardware un software mirato al backup. Il suo funzionamento è molto simile a quello offerto dal sistema operativo. Anche questi programmi solitamente sono programmabili nella loro esecuzione giornaliera.

Masterizzazione dei dati

Un altro diffuso metodo per il salvataggio dei dati è quello di registrarli su un’unità cd. E’ un’operazione che viene compiuta manualmente dall’utente che seleziona i files da salvare di volta in volta e attraverso il software per la masterizzazione (se non è usato quello proprio del sistema operativo WindowsXp, di cui abbiamo parlato prima) procede alla registrazione dei dati.
I software di masterizzazione possono essere propri del Personal computer, ovvero forniti dal produttore, o abbinati alle unità di masterizzazione. Il più diffuso è Nero Burning Rom. Ogni software offre funzioni diverse a seconda delle scelte del produttore e solitamente è provvisto di una guida in linea.

Backup di dinamico

Dalla versione 1.11 è stata inserita una funzione nel gestionale Dinamico che aiuta l’utente nella fase di backup.
Attraverso il menù Strumenti/Backup Archivi.. viene chiesto all’utente se vuole procedere con la copia, avvertendolo che tutti gli utenti devono durante questa operazione uscire dal programma.

Verrà visualizzata una maschera con indicati i percorsi dei files da salvare. Di norma vanno salvati tutti i file dati di tutte le azienda. E’ possibile eventualmente aggiungere altri files (per esempio le stampe personalizzate o comunque qualsiasi altro file anche non di Dinamico) selezionando il tasto aggiungi e sfogliando le cartelle del proprio Pc.

In calce alla maschera è visualizzato il percorso in cui verrà salvato il file.
E’ utile ricordare che affinché la copia sia da considerare valida è bene salvare i dati in un’unità diversa dal disco in uso (unità esterna). Questo perché in caso di rottura dell’hard disk verrebbero persi sia i dati che i files di backup.

Con il comando esegui backup verrà eseguita l’operazione con la compressione dei dati. Verrà creato un file di estensione “.zl” nel percorso selezionato. Tale file compresso potrà essere aperto attraverso l’ utility di Dinamico accessibile dal menù start/programmi/Dinamico/Aggiornamenti e utilità.

Alcune regole importanti:

• Eseguire i backup regolarmente, possibilmente ogni giorno per determinare con quale frequenza è necessario eseguire il backup, valuta quanti dati l’azienda può permettersi di perdere.
• Conservare i supporti in un luogo sicuro, possibilmente diverso dallo stesso luogo di lavoro
• Conservare i backup in un luogo accessibile solamente alle persone autorizzate dalla legge sulla privacy
• Utilizzare più supporti, uno per ogni giorno, in modo che se anche un supporto dovesse rovinarsi si possano utilizzare gli altri e al massimo perdere una giornata di lavoro
• Controllare che i backup funzionino facendo periodicamente delle prove di ripristino.

Attenzione!

Se effettuate la prova di backup sulla rete esistente, rischiate di sovrascrivere involontariamente nuovi file con dati vecchi o di non riuscire a individuare potenziali problemi.