Impostazioni

Attraverso la maschera “Impostazioni Documenti” è possibile creare ed impostare i modelli di stampa da utilizzare nella gestione dei documenti.

Il programma fornisce già un certo numero di documenti predefiniti. A questi, è sempre possibile aggiungerne di nuovi.

Tipo documento: indicare il codice attribuito al  tipo documento di cui si desidera controllare/modificare le impostazioni (menu a tendina per la ricerca) o digitare il codice (max 2 caratteri) con cui verrà identificato il nuovo tipo di bolla/fattura che si vuole creare.
Nel caso di creazione di un nuovo tipo di bolla/fattura, digitato il nuovo codice e premuto INVIO, il programma chiederà se si vuole inserire un nuovo tipo di documento, fare clic su “sì” per continuare; inserire quindi la descrizione e impostare i dati del documento.

NB: nella codifica delle bolle e delle fatture è opportuno seguire un certo criterio. Il codice deve essere formato dalla lettera:

• B seguita da un numero per le bolle.
• F seguita da un numero per le fatture.
• C seguita da un numero per le note  di credito

Scheda “Impostazioni”

Documento

Anagrafica: impostare l’anagrafica di riferimento, “Clienti” o “Fornitori”.

Tipologia Documento: scegliere tra DDT, Fattura o Nota di accredito.

Causale Documento: campo di inserimento della causale di trasporto; questo dato non è collegato a nessuna maschera, il programma però memorizza le causali precedentemente inserite che potranno essere visualizzate con il tasto a fianco (max 20 caratteri alfanumerici).

Numerazione Documento: numerazione progressiva del modello, se il modello ha una sua numerazione si utilizza lo stesso codice con cui lo si è codificato, se invece ci si appoggia ad un altro documento si utilizzerà quest’ultima codifica.

Suffisso Numero: è possibile decidere se i documenti di vendita debbano seguire una numerazione progressiva continua o annuale (l’impostazione predefinita prevede la numerazione annuale, per impostare diversamente andare in Strumenti – Setup Dinamico Enterprise – Documenti). Se si opta per la numerazione annuale, per ogni tipo di documento si può definire un suffisso contenente l’anno da accodare in stampa al numero documento (usando i segnaposti [AA] per l’anno a 2 cifre e [AAAA] per l’anno a 4 cifre).

DDT soggetto a fatturazione: solo per i DDT, si specifica se il documento è fatturabile.

Tipo fatturazione: specificare se il DDT è soggetto a fatturazione singola (ogni DDT una fattura) oppure a fatturazione complessiva (impostazione normalmente usata).

Tipo Fattura: solo per le fatture, specificare mediante il menu a tendina il tipo di fattura: differita, accompagnatoria, pro forma, nota di addebito, parcella (per gli agenti).

Tipo Doc. P.A.: abbinamento alla tipologia di documento per la fatturazione elettronica.

Vai a nuovo dopo la stampa del documento: permette di specificare se si desidera andare automaticamente a nuovo documento dopo aver lanciato una stampa dalla maschera “Gestione Documenti”.

Descrizione articoli: selezionare che riga di descrizione utilizzare nell’inserimento del documento. Se per esempio nell’anagrafica degli articoli abbiamo inserito nel campo descrizione il nome dell’articolo e nel campo descrizione supplementare lo stesso nome ma in inglese, possiamo, utilizzando questa opzione, creare un tipo di documento per le fatture in italiano e un altro per quelle in inglese.

Predefinito: tipo di documento predefinito (di solito quello maggiormente usato); se si attiva questo campo, il documento verrà proposto automaticamente all’apertura della maschera “Gestione Documenti”.

Modello di stampa: selezionare, dall’elenco, un modello di stampa personalizzato. E’ possibile utilizzare lo stesso modello per più tipi di documenti, se non selezionato, al momento della stampa del documento il programma proporrà la scelta del modello da utilizzare.

Solo preferenza: per proporre un modello di stampa “preferito” ma con la possibilità di modificare la scelta.

Numero copie: numero di copie predefinito da stampare.

Stampanti: premendo il pulsante “Stampanti” si apre la maschera “Impostazione stampanti per copie”; sarà possibile selezionare la stampante da usare per la stampa di ogni copia. Per usare la stampante predefinita si lascia la casella corrispondente vuota.

Modalità anteprima: scegliere tra “Visualizza anteprima”, “Stampa direttamente” oppure “Chiedi ad ogni stampa” se stampare o visualizzare l’anteprima.

Chiedi conferma data consegna alla st.: quando spuntato, prima della stampa di ogni documento del tipo selezionato verrà richiesta la data di inizio trasporto o consegna (utile per DDT e fatture accompagnatorie).

Il documento viene gestito per commessa: rende visibile il campo commessa nella testata del documento.

Usa destinazioni diverse: attivando questa opzione verrà inserita automaticamente la destinazione diversa del cliente.

Passa automaticamente al corpo del documento: indica se durante l’inserimento di un documento si desidera passare alla sezione corpo subito dopo aver inserito il cliente/fornitore.

Stampa etichette articoli: scegliere se stampare le etichette degli articoli dopo la stampa del documento; verranno stampate tante etichette quanti sono gli articoli indicati nella riga del documento.

Esporta in PDF dopo la stampa: se spuntato, permette, dopo la stampa, l’esportazione automatica del documento, in formato PDF, in una cartella a scelta (configurabile nelle impostazioni aziendali, Strumenti – Setup Dinamico Enterprise – Documenti).

Associa le righe ai colli: il numero dei colli viene indicato per ogni riga del documento, opzione utile per la maschera “Stampa packing list”.

Non evadere ordini: se abilitato, la funzione di evasione ordini con F4 carica le righe nel documento ma lascia l’ordine inevaso.

Calcola il peso automaticamente: se abilitato calcola automaticamente il peso totale utilizzando il peso inserito in anagrafica articolo.

Pagamento fisso: pagamento fisso da utilizzare indipendentemente da quello definito in anagrafica.

Reso merce: spuntando questa voce, ai fini delle statistiche e, per i DDT, della fatturazione, il documento viene considerato come documento di reso.

Etichette

Stampa automatica etichette: se spuntato, dopo la stampa del documento, il programma propone la stampa dell’etichetta con i dati della spedizione dei prodotti.

Modello: selezionare dall’elenco il modello di stampa etichette prescelto.

Con anteprima: visualizzare l’anteprima dell’etichetta prima della stampa.

Magazzino

Magazzino: magazzino di destinazione dei movimenti.

Causale di magazzino: si richiede quale causale di magazzino collegare al documento (es.: 201 scarico per vendita nelle bolle di vendita); con il menu a tendina è possibile visualizzare le causali esistenti.

Contabilità

Causale contabile: la causale contabile inserita in questo campo sarà quella proposta dal programma per creare l’eventuale movimento contabile in prima nota (per fatture e note di credito).

Note: campo descrittivo dove possono essere inserite note riguardanti il documento ad uso interno o da visualizzare come “annuncio” in tutti i documenti che si stampano.

Modello corpo e-mail: possibilità di impostare un testo standard da inserire nel corpo delle mail nell’invio automatico dei documenti.
Il tasto  apre la maschera “Modelli email” dove creare i modelli standard.

Invio singolo diretto: se abilitato, salta la richiesta di conferma destinatari e conferma corpo messaggio, quando si invia il singolo documento via e-mail da “gestione documenti”, in modo analogo da quanto avviene in “Stampa documenti”.

Tag contatto mail: si imposta a quale categoria di contatti va inviato tramite e-mail il documento.

Scheda “Visibilità campi e altre abilitazioni”

In questa scheda è possibile decidere se nascondere o lasciare visibile, oppure evidenziare (con un colore differente di sfondo in gestione), un campo all’interno del documento che si sta impostando: per modificare lo stato di visibilità è sufficiente un doppio clic sul nome del campo in elenco.
Il tasto  permette di ripristinare le impostazioni relative alla visualizzazione dei campi.

Spuntando la casella si abilita il calcolo del margine all’interno del documento: sfruttando il costo dell’articolo memorizzato al momento della creazione del documento, verrà visualizzato, per ogni riga, il margine applicato.
Spuntando la casella è possibile modificare il codice IVA del documento, anche dopo aver già inserito tutte le righe, a patto che il documento non sia ancora stato stampato. Sarà sufficiente fare clic sull’ultimo pulsante in basso a destra e indicare il nuovo codice IVA da applicare.
Spuntando la casella  è possibile non considerare il documento nel computo della gestione delle dichiarazioni d’intento.
Spuntando la casella si abilita il documento per la gestione della tessera sanitaria.

Scheda “Campi Liberi/Ritenute”

La scheda offre la possibilità di rinominare le etichette (altrimenti denominate Libero1, Libero2, ecc. fino a Libero6) presenti nel corpo e nella calce del documento e associarvi la relativa proprietà, definibile in Strumenti – Setup Dinamico Enterprise – Proprietà estesa articoli (solo per righe documenti).

Permette inoltre di indicare, mediante spunta nella casella corrispondente, se il documento è soggetto a ritenuta d’acconto, la percentuale della “Ritenuta”, la percentuale di “Abbattimento” e la percentuale “Enasarco”.

Scheda “Articoli, quantità e note in calce”

Visualizza giacenze dopo l’inserimento dell’articolo: se attivata, questa funzione permette durante l’inserimento di un articolo nel corpo del documento di visualizzare automaticamente la maschera giacenze così da poter controllare le quantità presenti in magazzino (solo per gli articoli gestiti a magazzino).

Visualizza solo gli articoli dell’anagrafica selezionata: permette di specificare, per ogni tipo di documento, se si desidera visualizzare tutti gli articoli nelle ricerche (all’interno del corpo del documento) oppure solo gli articoli associati al cliente o al fornitore inserito nella testata.

Usa il codice a barre per l’inserimento degli articoli: se attivata, questa funzione permette l’inserimento degli articoli, nel corpo del documento, mediante barcode (il documento leggerà direttamente il campo barcode (codice personalizzato) dell’articolo senza dovere usare il tasto F7).

Forza utilizzo costo valorizzazione: inserisce sempre il costo valorizzato nelle righe, indipendentemente dalla tipologia del documento e dagli eventuali listini.

Proprietà quantità predefinita: associare la proprietà del campo quantità, definibile in Strumenti – Setup Dinamico Enterprise – Proprietà estesa articoli (solo per righe documenti).

Riporta note anagrafiche (se abilitate nel cli./for.): riporta le note dell’anagrafica nelle note del documento.

Note in calce fisse: le note inserite nel riquadro verranno accodate alle eventuali note anagrafiche.

Ignora sempre note…: in  caso di evasione di un ordine con F4, le note inserite in calce non verranno copiate.

Scheda “Note Temporizzate”

Questa scheda permette di inserire, per un determinato periodo di tempo, delle note nella stampa del documento.
Per inserire una nota si indica il periodo di riferimento (campi “Da Data”, “A Data”), si spunta la casella “Da stampare”, si digita la nota e si preme “Salva”.
Per eliminare una nota, si clicca due volte sulla riga della griglia e si preme “Elimina”.