IMPOSTAZIONI DOCUMENTI

Quest maschera è dedicata alla creazione e all’impostazione dei tipi di documento

• Tipo documento: anche per la codifica delle bolle e delle fatture è necessario seguire un certo criterio; il codice del tipo documento deve essere iniziare con:
  • B seguita da un numero per le bolle;
  • F seguita da un numero per le fatture;
  • C seguita da un numero per le note di credito;

Il programma fornisce già un certo numero di documenti predefiniti, si possono comunque creare ulteriori documenti, se si introduce un nuovo codice il programma lo segnalerà e chiederà se si vuole creare un nuovo tipo (con il menù a tendina è possibile visualizzare i documenti creati ed eventualmente richiamarli, F3 per la Ricerca); accanto al campo codice abbiamo poi il campo di descrizione del documento (informazione che viene utilizzata nei modelli di stampa e nella creazione delle scadenze).

• Descrizione Interna: visibile solo in Dinamico
  
• Descrizione Report: la descrizione che viene visualizzata nelle stampe
  
• Predefinito: se si attiva questo campo nella gestione documenti tale documento partirà in predefinito. Ovviamente solo un tipo può essere predefinito.
• Anagrafica: si specifica quale anagrafica il documento deve considerare, clienti o fornitori.
• Nome modello: nome del modello di stampa.
• Numero copie: numero di copie da eseguire quando si stampa il documento (modificabile in fase di stampa).
• Numerazione: numerazione progressiva del documento, se il modello ha una sua numerazione si utilizza lo stesso codice con cui lo si è codificato, se invece ci si appoggia ad un altro documento si utilizzerà la sua codifica.
• Suffisso: è possibile aggiungere un suffisso fisso, esempio “/S”, oppure indicare l’anno utilzzando le variabili [AA] o [AAAA]; oppure una combinazione di testo fisso + la variabile anno, esempio “/[AA]S”
• Gestione Iva:
  • Calcolo dell’iva
  • Scorporo dell’Iva (in caso per esempio di ricevute dove si utilizzano i prezzi ivati)
  • Scorporo Iva su Prezzo: il programma scorpora l’iva dal prezzo proposto o digitato e poi calcola l’iva normalmente
• Causale documento: campo di inserimento della causale di trasporto, questo dato non è collegato a nessuna maschera il programma però memorizza le causali precedentemente inserite che potranno essere visualizzate con il tasto a fianco (max 20 caratteri alfanumerici).
• Calce documento: si specifica quali campi considerare nella calce del documento, le opzioni sono tre a seconda che il modello sia tipo bolla, tipo fattura o tipo fattura accompagnatoria che somma i campi delle tipologie precedenti.
• Codice magazzino: magazzino di destinazione dei movimenti.
• Causale di magazzino: si richiede quale causale di magazzino collegare al documento (es: 201 scarico per vendita nelle bolle di vendita), con un menu a tendina è possibile visualizzare le causali esistenti (F5 o doppio clic per crearne di nuove).
• Tipo fatturazione: solo per i DDT, si specifica se il documento non è fatturabile, è soggetto a fatturazione singola (ogni DDT una fattura) oppure a fatturazione complessiva (impostazione normalmente usata).
• Riferimento fatturazione: è possibile indicare una descrizione da usare quando nelle fatture differite si citano i ddt fatturati; oltre al testo si possono usare le variabili VAR_N, VAR_SUF e VAR_DATA. Es. “DDT N° VAR_N VAR_SUF del VAR_DATA”.
• Gestione scadenze: (sole per fatture e note di accreddito) si specifica se generare o meno le scadenze al momento della stampa del documento (per esempio nel caso in cui si impostano fatture proforma).
• Reg IVA o Libro giornale: in questo campo si specifica quale registro interessa il documento, con un menù a tendina è possibile visualizzare i registri disponibili (registro IVA acquisti, registro IVA vendite, libro giornale), solamente per fatture e note di accredito.
• Note: campo descrittivo dove possono essere inserite note riguardanti il documento ad uso interno o da visualizzare come “annuncio” in tutti i documenti che si stampano.

Tab2: Altre Opzioni per uno specifico tipo di documento

• Inserimento rapido prodotti: dopo l’inserimento del codice articolo il programma compila i dati e si posiziona già su una nuova riga per l’inserimento del codice successivo (come per la vendita al banco)
• Raggruppa righe: in fase di stampa vengono raggruppati per codice articolo eventuali inserimenti multipli di righe per lo stesso codice
• Passa automaticamente al…: attivando questo campo durante l’inserimento di un documento una volta specificato il codice cliente/fornitore il programma passa automaticamente al corpo del documento.
• Visualizza giacenze dopo…: se attivata questa funzione permette durante l’inserimento di un articolo nel corpo del documento di visualizzare automaticamente la maschera giacenze così da poter controllare le quantità presenti in magazzino.
• Inserisci destinazione diversa predefinita: per gestire automaticamente l’inserimento della destinazione diversa predefinita nelle anagrafiche.
• Stampa/Allega Schede Prodotti: 
• Descrizione articoli: selezionare che riga di descrizione utilizzare nell’inserimento del documento. Se per esempio nell’anagrafica degli articoli abbiamo inserito nel campo descrizione il nome dell’articolo e nel campo descrizione supplementare lo stesso nome ma in inglese, possiamo utilizzando questa opzione creare un tipo di ordine per le offerte in italiano e un altro per quelle in inglese.
• Tipo Documento PA: per le fatture alla pubblica amministrazione si deve indicare la tipologia del documento tra le opzioni elencate

TABULAZIONE CAMPI

Offre la possibilità di poter personalizzare la lista dei campi disponibili all’interno del corpo dei documenti: infatti chi non fosse interessato alla gestione di sconti, provvigioni…può deselezionare questi campi in modo da non farli comparire o non doverli confermare ad ogni riga dell’ordine.

• Ferma su tabulazioni: quando siamo all’interno di un ordine possiamo scorrere i campi con l’invio o con il tasto TAB, deselezionando questa opzione per un campo, questo viene ignorato ed il cursore passa direttamente al campo successivo.
• Visualizza: se deselezionato nasconde il campo. Si sconsiglia di nascondere campi fondamentali come codice, descrizione articolo e quantità.

Opzioni Generali

Tale scheda permette di gestire alcune opzioni generali valide per tutti i tipi di documento, in particolare:

• Calcola in automatico peso documento: se attivo tale campo permette di calcolare il peso totale sommando il peso di tutti gli articoli inseriti nel documento (il peso è ripreso dall’anagrafica articoli).
• Calcola in automatico numero colli: calcolo in automatico del numero dei colli.
• Indicare sottoscorta dopo inserimento articolo: se tale campo è attivo il programma segnala nei documenti di vendita e nei movimenti di magazzino quando l’articolo è sottoscorta, cioè se la giacenza è inferiore alla scorta minima inserita nell’anagrafica articolo.
• Indicare sottogiacenza dopo inserimento articolo: se tale campo è attivo il programma segnala quando l’articolo è sottogiacenza cioè se la giacenza è inferiore a zero
• Visualizza sempre storico: dopo l’inserimento di un codice articolo si apre in automatico un riepilogo con i dati storici relativi a acquisti e vendite di quel prodotto