GESTIONE MAGAZZINO

L’utente che utilizza il programma completo userà la maschera di gestione in maniera saltuaria in quanto i movimenti di carico e scarico o degli impegni vengono creati automaticamente dalla stamp di documenti e ordini; situazione invece che non accade nel caso di una gestione manuale del magazzino.

La natura del movimento è definita dalla causale di magazzino selezionata, causali predefinite dall’installazione ma modificabili e aggiornabili in Magazzino –> impostazioni –> Causali di magazzino.

Il vantaggio di poterne creare “enne” sta nel fatto che si possono associare a specifici movimenti, causali appositamente realizzate allo scopo di utilizzare al meglio le stampe e le ricerche del programma.

Ricerca: in questo campo è possibile ricercare i movimenti di magazzino inseriti attraverso un menù a tendina (tasto con freccia verso il basso), cambiando l’anno si interrogheranno periodi diversi da quello in corso.

Ecco di seguito illustrati i campi da compilare per inserire un movimento di magazzino:

• Data reg: data di registrazione dell’operazione.
• N mag: numerazione progressiva del movimento di magazzino, numero fonito già dal programma.
• Causale: causale del movimento di magazzino (già predefinite), molto importante perché caratterizza l’operazione (F3 per la ricerca, F5 per crearne una nuova)
• Magazzino: magazzino di destinazione del movimento.
• Descrizione: descrizione dell’operazione. (es: “Inventario per apertura”)
• Valorizzazione: scelta del valore da imputare alla merce
• N° Documento: numero del documento che ha originato l’operazione.
• Data doc: data del documento che ha originato l’operazione.
• N° Ord: N° ordine fornitore o dell’ordine di produzione
• Contropartita: campo nel quale si inserisce un’informazione che viene utilizzata dalle stampe, si specifica il soggetto della movimentazione di magazzino.
• Codice: codice della contropartita, sarà un cliente se in contropartita si seleziona cliente oppure un fornitore (F3 per la ricerca, F5 per creare una nuova anagrafica).
• Intestatario Documento: campi da utilizzare quando la merce viene spedita da un fornitore direttamente al magazzino del terzista
• Commessa: se gestita specificare la commessa legata al movimento.
• C. di costo: centro di costo legato alla commessa
• Dazio: costi di importazione da ripartire nelle righe in base all’importo
• Altre Spese: altri costi “generici” da ripartire nelle righe in base all’importo

Dopo questa prima serie di operazioni che definiscono il movimento in generale si passa alla parte inferiore dove inserire l’articolo o gli articoli da movimentare.

• Codice: quando viene inserito il codice del prodotto che si vuole movimentare (tasto F3 per ricercare l’articolo) tutti i suoi dati vengono richiamati dall’anagrafica in automatico (descrizione, unità di misura, listino, prezzo) con il tasto F5 si accede all’anagrafica per creare eventualmente un nuovo prodotto o modificare un codice esistente.

Nota Bene: Per cominciare una corretta gestione del magazzino si consiglia di compilare già in precedenza:

1. le anagrafiche degli articoli (necessari per poter movimentare il magazzino)
2. le anagrafiche dei clienti (come contropartita in caso di registrazione di uno scarico)
3. le anagrafiche dei fornitori (come contropartita in caso di registrazione di un carico)
4. impostare le causali di magazzino (il programma fornisce già le causali principali comunque modificabili, è importante impostarle preliminarmente e successivamente non più modificarle).

• Anche se per poter effettuare un movimento non è necessario indicare la contropartita è consigliabile inserirla per avere un più preciso riferimento e per poter utilizzare in seguito determinate maschere di stampa (Analisi di magazzino, valori di magazzino in statistiche di magazzino, stampa schede articoli), inoltre è da precisare che l’anagrafica articoli riguarda non solo quei prodotti destinati alla vendita ma anche materie prime o componenti di distinta base, cioè tutto ciò che passa per il magazzino e che presenta delle giacenze anche se per brevissimo tempo.

È da tenere presente che alcuni dei campi che si richiamano sono collegati ad altre maschere specifiche: il campo listini per esempio è legato alla maschera listini, per quanto riguarda il prezzo il campo dà la precedenza ai prezzi inseriti nei listini e in un secondo momento a quello inserito nell’anagrafica articoli (che sarà il costo standard se si effettua un carico e il prezzo di vendita se si effettua uno scarico).
Se il prezzo del prodotto selezionato, agganciato ad un listino viene modificato manualmente, il programma chiederà se si vuole aggiornare automaticamente anche il listino (generico o specifico), se invece il prezzo inserito non è presente in listino il programma chiederà se si vuole inserirlo: attraverso queste funzionalità è possibile creare un listino specifico per anagrafica ogni volta che si compila un movimento. Ad ogni modo anche se non si è in presenza di listini ma i prezzi (o costi) vengono richiamati dalla scheda articolo, una loro modifica viene segnalata dal programma con la possibilità di aggiornare il valore della scheda.

Per ogni articolo inserito abbiamo un “Totale riga” se questo viene modificato il programma aggiorna automaticamente anche il prezzo/costo unitario (dividendo il totale per la quantità) e visualizza la richiesta di variazione del prezzo/costo standard in anagrafica articoli.

A fianco del codice abbiamo il tasto per l’inserimento dell’articolo in base al bar code , se attivato la ricerca degli articoli avviene non per codice articolo ma per bar code oppure codice aggiuntivo a seconda di quanto specificato in “Strumenti – Impostazioni – Generali – Magazzino”.

• Lotto: si specifica l’appartenenza o meno ad un lotto d’acquisto (lotti creati in “Magazzino -> Lotti”).
• Quantità: inserire manualmente la quantità da movimentare (si gestiscono anche i decimali): nel caso in cui il prodotto fosse sottoscorta o sottogiacenza il programma lo segnalerà (sempre che tale segnalazione sia attivata nella maschera altre impostazioni del magazzino).
• N Eti: numero etichette da stampare (campo opzionale)
• Listino: di default viene proposto quello dell’anagrafica in contropartita
• Omaggi: merce caricata o scaricata come omaggio
• Prezzo Lordo
• Sconti
• Altri Costi: viene compilato in base ai dazi/costi della testata ma può essere modificato a mano
• Prezzo Netto: calcolato in base a prezzo lordo, sconti, altri costi (modificabile)
• Aggiorna Prezzi: questo tasto permette di ricalcolare prezzi e listini
• Commessa: se gestita specificare la commessa legata al movimento.
• C. di costo: centro di costo legato alla commessa.

Nota: nel caso di movimenti di magazzino molto corposi è data la possibilità di effettuare la ricerca tra le righe con il tasto F9 evitando di scorrere l’intero movimento.

Si consiglia, inoltre, sempre per registrazioni molto sostanziose, di spezzare il movimento di carico per inventario in più registrazioni (ad esempio: 1000 articoli in dieci registrazioni da 100). Questo permetterà, in caso di rettifica della registrazione, di agire in modo più veloce e snello in quanto quando si esce da un movimento di magazzino il programma impiega un certo numero di secondi per ricalcolare le giacenze ed i costi medi articolo per articolo.

Una volta effettuato il movimento questo verrà visualizzato nella parte centrale della maschera (con un click si richiama la riga nella parte inferiore per una eventuale modifica, con un doppio click si possono stampare le etichette).

La maschera presenta alla fine il totale del movimento (quantità e valore).
Sono presenti inoltre tre pulsanti:
il primo tasto “Giacenze” per visualizzare le giacenze di magazzino del prodotto inserito;
il tasto “Nuovo”  per inserire una nuova riga;
il tasto “Elimina”  per eliminare la riga selezionata.

Nella testata del movimento, oltre ai noti tasti (uscita, nuovo, elimina) riferiti all’intero movimento, la maschera di gestione dei movimenti di magazzino ne presenta uno particolare:
il tasto di stampa delle etichette: tale funzione permette di stampare le etichette degli articoli selezionati nella quantità specificata nel movimento (se ad esempio il movimento riguarda un carico di quattro unità di prodotto si stamperanno quattro etichette). Questa stampa, come tutte le stampe degli articoli, può essere personalizzata e può contenere il codice a barre dell’articolo.

Uscendo dalla maschera oppure andando a nuovo si salva il movimento inserito, una volta richiamato risulta bloccato e per poterlo modificare si utilizzerà il tasto di “Modifica” in alto a destra.