GESTIONE ORDINI

Attraverso il modulo ordini si ha la possibilità di creare vari tipi di documenti che possiamo riassumere in:

• C1, C2, C3, …C* : tutti i tipi di ordine che iniziano per la lettera “C” sono ordini clienti o conferme d’ordine a clienti.
• F* : ordini a fornitori
• P* : preventivi o offerte clienti
• L* : per contratto cliente e R* per contratto fornitore

Con la prima maschera del modulo si gestisce la creazione e la stampa degli ordini/preventivi. La stampa dell’ordine modifica il suo stato da inserito a stampato; quando si stampa un ordine cliente attraverso il tasto di stampa appaiono due scelte:

 

– la prima di stampa della conferma d’ordine,

– la seconda di stampa della lista di prelievo da passare al magazzino.

 

Oltre ai quattro tasti fondamentali nella gestione ordini è selezionabile il tasto di modifica dell’ordine già stampato (in quanto un documento stampato è bloccato), e il tasto per l’invio automatico E-mail , quest’ultimo è utilizzabile solo se impostato correttamente nella maschera “Gestione Utenti” in “Archivi” e in “Strumenti – Impostazioni” (gestione invio mail e impostazione tipologie contatti).

Per quel che riguarda lo stato delle merci nel momento delle ordinazioni saranno impegnate ma non ancora scaricate per gli ordini dei clienti e ordinate ma non ancora caricate per gli ordini ai fornitori.

La gestione del modulo d’ordine è suddivisa in tre schede che rispecchiano le tre parti in cui è suddiviso il documento. Per inserimento, modifica, stampa ed eliminazione di un ordine vengono utilizzati i tasti posizionati sulla destra della maschera, visibili sempre, indipendentemente dalla scheda della maschera in cui ci si trova.

Nella parte inferiore della maschera vengono aggiornati man mano che si inseriscono gli articoli i totali del documento, il totale imponibile e la parte IVA, il totale del documento e il netto da pagare: queste due ultime voci sono normalmente uguali, possono differire nel caso in cui fossero presenti degli omaggi o sconti (argomento che verrà trattato successivamente).

PRIMA SCHEDA : TESTATA

Contiene i dati dell’intestazione:

• Tipo di ordine: questo primo campo a disposizione, è di scelta del tipo di documento da inserire, normalmente viene dato in automatico in quanto nella maschera impostazioni modulo degli ordini si può predefinire quale documento si vuole presentare in automatico; è possibile comunque ritornare nel campo e selezionare il documento desiderato: C* per l’ordine cliente, P* per l’offerta a cliente, F* per l’ordine fornitore, L* per contratto cliente e R* per contratto fornitore (* sta a significare che al codice documento può seguire qualsiasi carattere alfanumerico).
• Il numero del documento (progressivo con azzeramento ad inizio esercizio) e la data vengono inseriti in automatico e comunque è sempre possibile modificarli; sul lato della scheda è possibile effettuare, all’interno del quadrato rosso, la ricerca dei documenti già inseriti per tipo, per numero documento o entrambi.

• Codice anagrafica cliente o fornitore: il codice richiesto è quello del cliente, se si vuole effettuare un ordine cliente o un preventivo; mentre è quello del fornitore, se si vuole effettuare un ordine fornitore, (con F3 è possibile effettuare la ricerca avanzata, con F5 è possibile inserire un nuovo codice, si accederà direttamente alla maschera di anagrafica). Una volta selezionato il cliente/fornitore tutti i dati della scheda vengono inseriti in automatico perché già inseriti nelle rispettive anagrafiche, tali campi anche se inseriti automaticamente possono essere modificati; le informazione fondamentali che devono essere inserite obbligatoriamente sono: il “codice divisa” e il “codice pagamento (le voci “Contatti” e “Banca App.” contraddistinguono due tabelle legate all’archivio clienti e fornitori, vi possono essere più contatti e più banche, il programma compila in automatico questi campi solo se vi è un contatto o una banca impostati come predefiniti). In automatico vengono inseriti, se compilati in anagrafica, anche il listino applicato e l’agente associato. Fino a che il rapporto commerciale con l’azienda in questione non viene effettivamente concretizzato i dat visibili di questa maschera: ragione sociale, indirizzo…possono essere modificati solo per l’ordine che si sta inserendo; questo per poter inserire di volta in volta, utilizzando un codice anagrafica neutro, dei nominativi “al volo” per effettuare offerte o preventivi senza dovere codificare in anagrafica dei potenziali clienti.

Le informazioni che devono essere inserite manualmente sono:

• Vs. riferimenti: campo descrittivo per l’inserimento di eventuali riferimenti del cliente/fornitore (max. 50 caratteri alfanumerici).
• Ns. riferimenti: campo descrittivo per l’inserimento di riferimenti interni (max. 50 caratteri alfanumerici).
• Data di consegna: prevista data di evasione dell’ordine in completo.
• Commessa: se gestita specificare la commessa legata all’ordine.
• Centro di costo: centro di costo legato alla commessa.
• Luogo Dest.: luogo di destinazione (destinazione diversa del cliente) (F3 per la ricerca, F5 per crearne una nuova).

Nel caso dell’inserimento di un ordine fornitore il riquadro “destinazione ordine” presunta permette di inserire in testata delle informazioni aggiuntive:

• Cliente: codice del cliente a cui verrà destinata la merce ordinata (F3 per la ricerca, F5 per crearne uno nuovo).
• Dest: luogo di consegna della merce.

SECONDA SCHEDA : CORPO

• Codice: campo adibito all’inserimento del codice del prodotto che si vuole caricare nell’ordine.

A fianco del codice abbiamo il tasto per l’inserimento dell’articolo in base al bar code , se attivato, la ricerca degli articoli avviene non per codice articolo ma per bar code oppure codice aggiuntivo a seconda di quanto specificato in “Strumenti – Impostazioni – Generali – Magazzino”.

Alcuni tasti funzione disponibili per il campo Codice sono:

• F1: si visualizza lo storico dell’articolo (i precedenti prezzi applicati all’articolo riferiti all’anagrafica selezionata nel documento, la scheda di magazzino dell’anno in corso con i carichi e scarichi valorizzati).
• F3: si effettua la Ricerca, ancora F3 per visualizzare la ricerca per categoria merceologica.
• F4: maschera di evasione contratti (se in essere per il cliente/fornitore).
• F5: è possibile inserire un codice nuovo.
• F6: si compie la ricerca per codice fornitore (nell’anagrafica fornitori nella scheda articoli si agganciano i codici prodotti a quelli utilizzati dal fornitore), si utilizza questa funzione solo per i documenti dei fornitori.
• F7: ricerca degli articoli alternativi (vedi paragrafo “Articoli alternativi” nel capitolo “Archivi di base”).
• F8: si apre la finestra della descrizione aggiuntiva dove è possibile inserire oltre a quest’ultima una serie di campi liberi, nonché specificare commessa e centro di costo.
• F9: ricerca tra le righe del documento.
• F10: ricerca per fornitore abituale.
• F12: si visualizza l’immagine legata all’articolo (Impostata in Strumenti – Utilità – Immagini dove specificare l’archivio delle immagini e il programma che gestisce tale funzione).

Una volta inserito il codice tutti i dati del prodotto vengono richiamati dall’anagrafica articolo in automatico (se compilati). Se si vogliono inserire anche solo righe con descrizioni di prestazioni non codificate come articoli inseriti, ciò è consentito, basta gestire solamente il campo descrizione (Max 50 caratteri, saltando il codice con Invio).

Alcuni campi devono essere inseriti manualmente dalla maschera, e sono:

• Quantità: campo di inserimento della quantità prodotto, possono essere inseriti anche decimali;

Nota Bene: Quando si parla di quantità negli ordini occorre fare delle precisazioni, per quantità ordinata si intende quantità ordinata dal cliente o al fornitore, per quantità evasa invece quantità consegnata al cliente o consegnata dal fornitore.

• Consegna: data di prevista consegna dell’articolo;
• Cliente: cliente destinatario della merce (solo per “F*”);

Una volta inserite tutte le informazioni e confermate con l’apposito tasto “Nuova riga” , comparirà la riga del prodotto nell’elenco, inoltre verrà visualizzato il totale riga e, visibile in tutte e tre le schede, il totale ordine.

S/O: gestione sconti/omaggi, specificare se:

• S = viene scontato l’articolo;
• M = viene omaggiato l’imponibile;
• V = viene omaggiato l’imponibile e l’iva.

• N Riga: a tale campo, automaticamente ad ogni inserimento di un articolo nel corpo dell’ordine, viene associato un numero di riga progressivo: contraddistingue l’ordine di visualizzazione e stampa delle righe del documento e può essere variato.

Attraverso questa nuova funzione è possibile inserire una riga all’interno del corpo di un documento, spostare delle righe o scambiarle tra loro.

Per poter effettuare l’inserimento cliccare la riga del corpo del documento prima della quale si vuole inserire un’ulteriore riga e quindi premere il tasto “Ins” : il programma chiederà se si vuole inserire una riga, in caso affermativo verrà effettuato l’inserimento cioè comparirà una riga vuota nella quale sarà possibile inserire l’articolo o la descrizione da aggiungere.

Se due righe hanno lo stesso numero ha la precedenza l’ordine temporale di inserimento.

Immissione da contratto

Se si sta gestendo ordine cliente/fornitore in riferimento ad un contratto inserito è possibile evaderlo direttamente nel documento premendo il tasto F4, comparirà la maschera di evasione contratti: in questa maschera è possibile ricercare l’ordine da evadere attraverso l’uso di più filtri: il numero del contratto, il riferimento al cliente/fornitore e solo un determinato articolo. I contratti da evadere (o aperti) compariranno in maschera in dettaglio, cioè solo le quantità inevase, a fianco di questo è possibile selezionare:

1. la quantità da evadere: dove si indica la quantità da scaricare nel documento (ordine), se la quantità a saldo è uguale a quella aperta basta premere il pulsante “Ins” per compilare in automatico i dati della riga per poi spostarsi con “Invio” alla riga successiva.
2. a saldo: campo che permette, se attivato, di evadere la riga anche se si caricano quantità inferiori. Operazione finale da eseguire sarà o premere il tasto “Scarica” (per lo scarico delle righe selezionate).

Con il tasto “Annulla” si annulla l’operazione senza effettuare nessuno scarico.

TERZA SCHEDA : CALCE

• N colli: numero dei colli dell’ordine
• Peso: peso complessivo delle merci in ordine (il peso è calcolato in automatico se attivo il campo corrispondente nella maschera “Altre impostazioni” del modulo magazzino)
• Causale: causale di trasporto
• Porto: in questo campo si indica se il prezzo del trasporto al vettore viene pagato dal mittente (porto franco) o è a carico del destinatario (porto assegnato) o secondo altre modalità
• Nei 2 campi precedenti è possibile inserire valori non in elenco, che andranno ad incrementare l’apposita tabella che si trova in “Strumenti – Impostazioni – Calce documenti”.
• Vettore1: il campo se specificato nell’anagrafica del cliente viene gestito in automatico ed è agganciato inoltre alla maschera vettori del modulo archivi di base (F3 e F5 attivi)
• Vettore2: possibilità di inserire un secondo vettore
• Magazzino: dato in automatico perché presente in impostazioni ordine
• Caus. Mag.: anche la causale di magazzino viene data in automatico se presente nelle impostazioni del tipo di ordine: di norma “ordina” se è un ordine fornitore e “impegna” se è un ordine cliente
• Magazzino scarico comp…..: specificare il magazzino dal quale vengono scaricati i componenti dei prodotti assemblati utilizzando la maschera “Rimesse ordine produzione”
• Data prod.: data produzione (riservato agli ordini di produzione)

QUARTA SCHEDA: NOTE & ALTRO

• Sconti: da applicare al totale imponibile del documento
• Trasportatore: chi effettua il trasporto
• Mezzo: mezzo di trasporto
• I 2 campi precedenti accettano anche valori non in elenco ma non sono collegati a nessuna maschera, il programma però memorizza i dati precedentemente inseriti che potranno essere visualizzati negli ordini successivi.
• Spese di trasporto: importo e codice iva spese di trasporto
• Spese incasso: importo e codice iva spese incasso
• Spese bolli: importo e codice iva spese bolli
• Note: campo memo di inserimento delle note libere che è possibile far comparire in stampa
• Campi liberi: da utilizzare liberamente da parte dell’utente, usufruibili nei modelli di stampa