Fatturazione

La maschera “Fatturazione” permette di generare automaticamente le fatture a partire da quei documenti che presentano nelle impostazioni (“Documenti – Impostazioni Documenti”) il campo “ddt soggetto a fatturazione” attivato.

NB: la procedura di fatturazione è un’operazione molto importante e complessa del programma che rende rapida la creazione e la relativa archiviazione di diversi documenti: ecco perché prima di proseguire si consiglia di effettuare un salvataggio mediante il pulsante  posto sulla barra dei comandi.

La maschera è suddivisa in due sezioni.

Nella sezione di sinistra sono presenti i parametri necessari per l’impostazione della fatturazione: in alto si trovano i campi “filtro” cioè i campi che permettono di selezionare i documenti da fatturare, nella parte inferiore si indicano il tipo di documento che verrà generato, la data di creazione ed altre impostazioni specifiche delle fatture da creare.

Filtri per la selezione dei documenti da fatturare:

Tipo e data
Da … Al: intervallo di date da considerare.
Tipo: specificare il tipo di documento da ricercare.

Cliente
Da … A: per visualizzare solo i documenti di un cliente (F3 o menu a tendina per la ricerca del codice).
Categoria: per filtrare in base alle categorie cliente create (F3 o menu a tendina per la ricerca); se le destinazioni diverse dei D.D.T. vengono gestite come clienti separati, la categoria si riferisce alla destinazione della merce.

Pagamento
Da … A: per selezionare solo i documenti nei quali sono indicati i codici pagamento considerati (F3 o menu a tendina per la ricerca); indicare il codice pagamento dal quale iniziare e col quale terminare la ricerca.

Agente
Da … A: per selezionare solo i documenti nei quali sono indicati i codici agente considerati (F3 o menu a tendina per la ricerca dell’agente); indicare il codice agente dal quale iniziare e col quale terminare la ricerca.

Altro
Commessa: per selezionare solo i documenti associati ad una particolare commessa (F3 per la ricerca).
Cantiere: per visualizzare solo i documenti con associato un determinato cantiere (destinazione diversa).

Impostazioni disponibili per la generazione delle fatture:

Fatturazione: normale (suddividendo le fatture con il riferimento al DDT), accorpa righe (accorpando gli articoli di diversi DDT in un’unica voce e la quantità totale) o per commessa.
Selezionando “Accorpa righe” si attivano i campi “Codice Iva” e “Piano dei Conti” per le “Righe accorpate”: si specificano il codice iva e il conto in contabilità per gli articoli accorpati.

Tipo Fattura: tipo di fattura da generare.

Data fatture: la data della fattura, solitamente l’ultimo giorno del mese per la fatturazione differita.
Premendo F5, mentre si è posizionati nel campo “Data ft.”, viene inserita automaticamente la data dell’ultima fattura del tipo selezionato.

Usa data ultimo DDT: in ottemperanza alla normativa vigente e possibile anche determinare la data da assegnare alle fatture partendo dalla data dall’ultimo DDT del cliente (in questo caso il capo data fattura si oscura).

Si può inoltre specificare:

• i codici IVA e relativi conti in contabilità per spese bolli, spese d’incasso e spese di trasporto (F3 per la ricerca in tutti i campi).
• se utilizzare il codice IVA inserito nell’anagrafica del cliente indipendentemente dai codici IVA presenti nelle righe dei DDT.

L’impostazione della casella “Usa sempre il codice IVA dell’anagrafica” viene memorizzata in modo che venga riproposta la volta successiva che si apre la maschera.

• il totale merce minimo fatturabile per cliente (possibilità di escludere automaticamente dalla fatturazione D.D.T. con totali inferiori ad un determinato importo).

Abbiamo anche:

• Fattura anche sotto soglia….: se spuntato il programma fatturerà anche i documenti sotto la soglia minima configurata nel campo precedente ma con un pagamento differente impostato nel campo a fianco.
• Competenza IVA: concetto introdotto con la fatturazione elettronica, la  data indicata in questo campo verrà inserita in fase di contabilizzazione del documento come data di competenza IVA se differente dalla data del documento.
• Riporta le condizioni di…: nel caso di utilizzo delle anagrafiche separate, la fattura generata e intestata all’anagrafica padre seguirà il suo pagamento.

Nella parte destra della maschera, all’interno della griglia, vengono visualizzati tutti i documenti che soddisfano i criteri di selezione impostati.
Facendo doppio clic su una riga qualsiasi dell’elenco, il DDT selezionato viene aperto in gestione.
Si ricorda che solo i documenti con stato “stampato” possono essere fatturati; pertanto nel caso fossero presenti nell’elenco documenti con stato “inserito” si consiglia di aprire il documento in gestione e stamparlo.
NB: non è richiesta la stampa cartacea del documento, è sufficiente aver selezionato il tasto “Stampa” e che il documento venga aggiornato allo stato “Stampato”.

I documenti che si desidera fatturare devono essere selezionati mettendo o togliendo la spunta accanto ad ogni singola riga.
I tasti  e   permettono in modo rapido, rispettivamente, di contrassegnare tutti i documenti nell’elenco o, al contrario, di escludere tutti i documenti presenti nell’elenco.

Nella parte inferiore sono presenti i totali dei documenti visualizzati.
Una volta impostate le opzioni, prima di procedere, si consiglia di eseguire un’anteprima di fatturazione mediante il tasto   presente nella barra dei comandi: da questa stampa (o videata se fatta in anteprima) si possono controllare le fatture che verranno generate.
NB1: il lancio di questa stampa NON comporta movimentazione o creazione di alcun documento.
NB2: con l’opzione “Escludi e note dall’anteprima di fatturazione” posta vicino ai totali nel report vengono escluse le note dei documenti per alleggerire la stampa.

Controllata l’anteprima, con il tasto  si esegue la fatturazione; verranno create le fatture e archiviati i DDT fatturati (lo stato dei DDT passerà in “bloccato” e i DDT non potranno più essere modificati).

Al termine dell’operazione sarà possibile stampare automaticamente le fatture generate.

NB1: con la funzione “fatturazione” è possibile “fatturare” anche i DDT DI RESO cliente, generando quindi delle note di accredito. È necessario attivare l’opzione “Reso merce” nelle impostazioni dei DDT di reso affinché vengano fatturati correttamente (altrimenti verrebbero inseriti nelle fatture di vendita). ATTENZIONE! Non si deve usare questo metodo per creare le note di accredito laddove è necessario associare la nota di accredito alla precedente fattura di vendita (operazione necessaria per alcune statistiche personalizzate e per alcune esportazioni secondo tracciati specifici). In questi casi, la nota di accredito va normalmente compilata e “agganciata” alla vendita con la combinazione di tasti Alt+F3.

NB2: se si fatturano DDT intestati allo stesso cliente e in tali documenti sono presenti modalità di pagamento, agenti, divise e banche differenti, verranno generate più fatture.