Consigli pratici sulla codifica dei principali archivi

A volte la codifica utilizzata per gli archivi di lavoro, come clienti, fornitori e articoli di magazzino, non risponde adeguatamente alle esigenze dell’operatore, perché può risentire di una impostazione iniziale veloce e poco riflettuta. Il sistema di codifica potrebbe così ripercuotersi sulla flessibilità e velocità di gestione. Ecco alcune regole da seguire per evitare tali problemi aiutando l’operatore ad effettuare una scelta della struttura dei codici idonea alle esigenze di lavoro.

Codifica alfanumerica (sia numeri che lettere) o numerica?

Nel primo caso l’ordinamento del codice avviene secondo il criterio prima numeri poi lettere, ecco un esempio pratico:

2
201
222
35
4
CLI01
ZZZ01

Nel secondo l’ordinamento è crescente, per ottenere una disposizione corretta è necessario che i codici abbiano la stessa lunghezza, cioè:

Se la lunghezza non fosse la stessa si otterrebbe questo risultato:

Attenzione: bisogna porre attenzione agli spazi, se si crea un codice con lo spazio questo viene inserito prima di tutti gli altri in quanto lo spazio nella codifica viene considerato per primo.

Codifica degli articoli a magazzino

La codifica degli articoli di magazzino risulta più varia e complessa delle anagrafiche clienti/fornitori, illustriamo alcuni esempi.

Uso del codice a barre

Il codice articolo corrisponde al codice a barre, che costituisce quindi chiave di ricerca.

Vantaggi: si può conoscere il codice a barre dell’articolo consultando anche un semplice elenco di codici e descrizioni. Ricercando gli articoli per codice a barre essi saranno automaticamente ordinati per produttore.

Svantaggi: Codice lungo, lunghi tempi di codifica, se non tutti gli articoli sono provvisti di codice a barre, la codifica potrebbe non essere uniforme.

Uso del codice fornitore

Il codice articolo corrisponde al codice utilizzato dal fornitore.

Vantaggi: evita all’operatore di dover creare i codici, che si potranno infatti conoscere dai documenti di acquisto, può velocizzare dei dati nei carichi di magazzino con il documento di acquisto a portata di mano.

Svantaggi: possibilità che il fornitore modifichi la codifica degli articoli: se l’articolo è già stato movimentato con il codice precedente, occorre mantenerlo per sempre, possibilità che uno stesso articolo sia acquistato da più di un fornitore (si può comunque adottare il codice del fornitore principale).

Uso di un codice progressivo per il fornitore

Gli articoli sono codificati mediante un codice strutturato dove, la prima parte, richiama il codice del fornitore, possibilmente quello utilizzato in anagrafica, la seconda parte, presenta un numero progressivo all’interno di ciascun fornitore.

Vantaggi: la ricerca degli articoli per codice permette di avere un ordinamento anche per fornitore , con il vantaggio di poter richiamare di seguito tutti gli articoli di un fornitore senza dover fare nessun altro tipo di interrogazione.

Svantaggi: possibilità che l’articolo sia acquistato da più di un fornitore (si può comunque adottare il codice del fornitore principale).

Uso di in codice numerico progressivo

Gli articoli sono codificati con un numero progressivo, partendo da “1” e incrementando di una unità ad ogni inserimento di un nuovo articolo (fate attenzione all’impostazione della lunghezza del codice, prevedendo con sufficiente approssimazione il numero di articoli che saranno gestiti: è necessario anteporre uno zero per rendere la lunghezza dei codici uniforme).

Vantaggi: è la forma più semplice e immediata e ne consegue una grande velocità nella codifica degli articoli.

Svantaggi: esclude ogni possibilità di ottenere suddivisioni degli articoli sfruttando il codice.

Uso di un codice alfanumerico e delle categorie merceologiche

Gli articoli vengono codificati in base alle loro caratteristiche, cioè il codice rispecchia il loro nome, la lunghezza, il peso, ecc., in questo modo si personalizza il proprio magazzino; si combina l’utilizzo di questa codifica con la maschera categorie merceologiche suddividendo il magazzino in gruppi merceologicamente simili secondo le loro caratteristiche o la loro provenienza.

Vantaggi: si combina la specificità della codifica dell’articolo con l’ordine che porta la suddivisione in categorie, facilità di ricerca di un articolo o di un gruppo di articoli.

Svantaggi: l’unico problema sta nel fatto di un importante e laborioso lavoro a monte per la codifica degli articoli e delle categorie (si consiglia uno studio a tavolino prima dell’inserimento in Dinamico).

Esempio:

BUL01R = bullone da 1 mm rosso Categoria: BL = Bulloni

BUL02R = bullone da 2 mm rosso Categoria: BL = Bulloni

Codifica dei clienti e dei fornitori

La codifica dei clienti e di fornitori presenta le stesse problematiche, anche se in tono minore, della codifica pocanzi descritta. Il codice in questione è composto da sei caratteri alfanumerici e, in contabilità, segue il codice del mastro.

Uso del codice alfanumerico

Il codice è composto da lettere e numeri. Generalmente nella prima parte si inserisce qualche lettera della ragione sociale e nella seconda si attribuisce un numero progressivo. E’ consigliabile che la prima lettera del codice corrisponda a quella della ragione sociale. Ad esempio per “Rossi spa” possiamo creare il codice: ROS001.

Vantaggi: questo tipo di codifica permette di ricordare facilmente i codici. La ricerca per codice è piuttosto veloce posizionandosi sul primo codice che inizia con la stessa lettera della ragione sociale.

Uso del codice numerico progressivo

Il codice è costituito da un numero progressivo incrementato di una unità per ogni nuovo cliente o fornitore inserito.

Vantaggi: è una forma semplice e immediata che permette una buona velocità nella codifica. Oltretutto è facilitata da una funzione del programma che propone in automatico l’ultimo codice utilizzato + 1.

Svantaggi: la ricerca è poco intuitiva, infatti è difficile ricordare il codice e la ricerca deve essere effettuata per ragione sociale.