Ordini

Il momento in cui una negoziazione prende l’avvio è di regola quello delle trattative con il cliente potenziale o già acquisito. Generalmente la vendita è preceduta da una fase in cui il cliente “prenota” la merce attraverso un ordine: gli ordini possono essere ricevuti direttamente o previa emissione di un preventivo o offerta formale da parte dell’azienda.

Il modulo ordini permette di creare tutti i tipi di documento (oltre a ordine cliente, ordine fornitore, conferme d’ordine anche offerte e preventivi) necessari per gestire i rapporti preliminari con la clientela e i fornitori. E’ quindi un punto di partenza perché precede l’atto della vendita (o dell’acquisto) che consente di monitorare tutti gli impegni che vengono presi dall’azienda in modo da poter essere sempre informati sulle scadenze di contratti da rispettare. La gestione degli ordini non deve essere considerata solamente come una pesante procedura burocratica, anche se spesso è imposta da sistemi di certificazione. Sempre più spesso aziende medio piccole che non hanno l’obbligo di tenere archivi di queste fasi delle trattative, scoprono che lo sforzo ed il tempo di inserimento di un documento, come una conferma d’ordine, viene ampiamente ripagato nelle fasi successive. Risulta estremamente utile alla gestione interna dell’azienda, sia per l’organizzazione della produzione e dei rifornimenti, sia perché velocizza le fasi successive della bollettazione, vendita e rimesse di acquisti. Gli altri moduli del programma che permettono di eseguire queste operazioni possono attingere ed evadere tutti gli ordini aperti semplicemente selezionandoli da una lista.