Fornitori

Una volta creato il codice fornitore ed inserita la Ragione Sociale, eventualmente completata con il Nome Breve utilizzabile per ricerche future, nella scheda “dati anagrafici” si inseriscono i dati identificativi dell’azienda e più precisamente:

Indirizzo: casella di testo contenente al massimo 35 caratteri

Cap, Località, Provincia: inserendo il Cap del fornitore, Dinamico apre in automatico la maschera di ricerca della località che propone tutte le località possibili che usano quel codice Cap, confermando quello desiderato verranno compilati in automatico sia la località che la Provincia.

Telefono e numero Fax: Sono due caselle di testo che contengono un recapito telefonico e fax generici del fornitore.

Partita Iva: inserire il numero della partita Iva del fornitore senza la Nazionalità.

Cod. Fiscale: Casella per l’inserimento del codice fiscale del fornitore.

Nazione: Selezionare dalla lista la nazione del fornitore.

Categoria: Da questa casella si ha la possibilità di selezionare la categoria del fornitore tra quelle impostate nel menu Archivi – Categorie – Fornitori. Tramite il menu a tendina si può selezionare una categoria già codificata mentre premendo il pulsante F5 si apre la maschera della gestione categorie per un’eventuale nuova codifica.

E-mail: Indirizzo mail generico del fornitore, che se compilato abilita il pulsante per l’invio immediato di una mail.

Sito web: Casella di testo per indicare l’eventuale sito web del fornitore.

Codice area: In questa casella viene indicata l’area di appartenenza del fornitore.

Dati persona fisica: In caso il cliente sia una persona fisica si ha la possibilità di inserire tutta una serie di dati anagrafici riguardante la persona come il cognome, il nome, i dati di un documento, la località di nascita, la data di nascita ed il sesso.

Privacy: In questa sezione si ha la possibilità di gestire lo stato dell’informativa sulla privacy per singolo cliente, specificando lo stato (se non gestito, inviato o ricevuto il consenso) e la data della sottoscrizione.

Nella scheda “Contatti” potremo aggiungere informazioni più precise di nominativi e il recapito delle persone di riferimento del fornitore.

Tramite il pulsante “Aggiungi” si apre una maschera nella quale si può indicare il titolo, il nome (obbligatorio), fino a tre caselle e-mail legate al contatto (la mail principale è obbligatoria), due numeri di telefono, il numero di cellulare, il numero di fax, delle note descrittive interne libere e la mansione aziendale (eventuali aggiunte di mansioni non presenti si possono effettuare con il pulsante F5).

Spuntando la casella “Predefinito” si segnala che il contatto è il punto di riferimento nell’azienda, in caso di redazione, ad esempio, di ordini verrà inserito in automatico nella testata il contatto predefinito. Spuntando invece la casella “Invia le fatture al primo indirizzo e-mail di questo contatto”, in fase di invio automatico delle fatture tramite mail i documenti verranno inviati al primo dei tre indirizzi e-mail inseriti nel contatto.

Passiamo ora alla scheda “Dati spedizione”: innanzitutto dobbiamo indicare le condizioni generali per le spedizioni cioè la causale del trasporto, il porto e l’eventuale vettore. Nel caso in cui il fornitore addebiti spese di trasporto fisse, indipendentemente dalla merce spedita, è possibile il valore nel campo “Spese di trasporto”.

In questa maschera si possono inserire una serie di possibili destinazioni diverse delle merci oltre all’indirizzo specificato nella scheda dati anagrafici.
Una volta immesse queste informazioni di base si procede tramite il pulsante “Gestione” all’inserimento della descrizione, dell’indirizzo, del cap, località e nazione della destinazione, è presente anche un campo note per descrizioni interne.
Inoltre possiamo inserire la data di inizio e la data di fine dell’utilizzo della destinazione diversa, indicare se la destinazione è ancora attiva e se è la predefinita.

Nella scheda “Dati contabili” vengono inseriti i dati che interessano la parte amministrativa. La compilazione di questi dati è molto importante per l’attivazione di automatismi del programma.
Vediamo ora nei dettagli i dati da compilare:

Pagamento: è il modo e tempo di pagamento pattuito con il fornitore, questo dato verrà riportato in automatico al momento della creazione/ricezione di ogni Ordine/Documento. Se nella lista non compare il pagamento desiderato, è possibile crearlo ex-novo premendo il pulsante F5.

Divisa: Indica con che valuta tratta il fornitore(predefinito Euro)

Ns. Banca: Viene indicata la nostra banca di riferimento per questo fornitore, tramite il pulsante F5 è possibile codificare direttamente da qui una nuova banca. L’inserimento della nostra banca è utile per sapere su quale banca è eventualmente stata appoggiata la ricevuta bancaria da parte del fornitore.

Banche: Tramite questo pulsante si ha la possibilità di inserire più banche e scegliere la banca di riferimento del fornitore (utile in caso di pagamento di tipo bonifico bancario).

Domicilio Fiscale: nel caso in cui il fornitore è un agente, possiamo riportare tutti i dati anagrafici relativi, impostare che è soggetto a Ritenuta d’Acconto e la causale della ritenuta d’acconto che dovremo versare (vedi Ritenute d’Acconto – Impostazioni Causali).

Nella casella “Contropartita” si inserisce il conto predefinito del fornitore per la rilevazione di un acquisto (vedi Piano dei Conti).

Nella casella “Codice I.v.a.” viene indicato l’aliquota iva predefinita da usare per il fornitore.

Riepilogo fatturato: Infine nello specchietto in basso a destra, una volta indicato l’anno di riferimento, vengono riportati i dati relativi al fatturato, mese per mese, con il confronto relativo all’anno precedente con la possibilità di stamparne un riepilogo.

Nella scheda “Altri dati” sono presenti alcune informazioni commerciali aggiuntive, quali:

Sconti su Riga, dove è riportato l’eventuale sconto per ogni articolo acquistato;

Sconti su Calce, dove è riportato lo sconto sul totale dell’importo acquistato;

Listino, dove possiamo impostare un listino di acquisto precedentemente creato (verrà aggiornato per ogni articolo acquistato);

la descrizione articoli, dove potremo impostare quale descrizione utilizzare durante gli ordini fornitori, così come la lingua da utilizzare ed il codice articolo.

Nella scheda “note” indichiamo dati ad uso interno oppure informazioni utili da riportare sulla stampa di documenti.

Quest’ultimo è il caso dello spazio “note fornitore” nel quale c’è la possibilità di inserire una descrizione libera e, tramite spunta nell’apposita casella, riportarne il contenuto anche nei documenti intestati al fornitore.

Lo spazio “note interne” invece, come lascia intendere la descrizione, è da utilizzare per informazioni riguardante il fornitore per le quali non è stato previsto un apposito campo specifico.

Ultimo campo di questa scheda sono gli avvertimenti, molto utili da utilizzare quando si hanno delle informazioni sul fornitore da sottolineare ogni qualvolta viene utilizzata l’anagrafica del fornitore: infatti il testo contenuto nella casella verrà visualizzato con un messaggio ad ogni inserimento di un ordine o di un documento.

L’ultima scheda della maschera è quella dei Promemoria, in questa sezione è possibile tenere traccia di numerose informazioni ed attività da svolgere relative al fornitore, monitorando anche data d’inserimento e l’utente autore della nota.