Clienti

Una volta creato il codice cliente ed inserita la Ragione Sociale, eventualmente completata con il Nome Breve utilizzabile per ricerche future, nella scheda “dati anagrafici” si inseriscono i dati identificativi dell’azienda e più precisamente:

Indirizzo: casella di testo contenente al massimo 35 caratteri

Cap, Località, Provincia: inserendo il Cap del cliente, Dinamico apre in automatico la maschera di ricerca della località che propone tutte le località possibili che usano quel codice Cap, confermando quello desiderato verranno compilati in automatico sia la località che la Provincia.

Telefono e numero Fax: Sono due caselle di testo che contengono un recapito telefonico e fax generici del cliente.

Partita Iva: inserire il numero della partita Iva del cliente senza la Nazionalità.

Cod. Fiscale: Casella per l’inserimento del codice fiscale del cliente.

Nazione: Selezionare dalla lista la nazione del cliente.

Categoria: Da questa casella si ha la possibilità di selezionare la categoria del cliente tra quelle impostate nel menu Archivi – Categorie – Clienti. Tramite il menu a tendina si può selezionare una categoria già codificata mentre premendo il pulsante F5 si apre la maschera della gestione categorie per un’eventuale nuova codifica.

E-mail: Indirizzo mail generico del cliente, che se compilato abilita il pulsante per l’invio immediato di una mail.

Sito web: Casella di testo per indicare l’eventuale sito web del cliente.

Codice area: In questa casella viene indicata l’area di appartenenza del cliente, col ppulsante F5 si può procedere con una codifica di una nuova area (vedi Agenti – Aree).

Dati persona fisica: In caso il cliente sia una persona fisica si ha la possibilità di inserire tutta una serie di dati anagrafici riguardante la persona come il cognome, il nome, i dati di un documento, la località di nascita, la data di nascita ed il sesso.

Privacy: In questa sezione si ha la possibilità di gestire lo stato dell’informativa sulla privacy per singolo cliente, specificando lo stato (se non gestito, inviato o ricevuto il consenso) e la data della sottoscrizione.

Nella scheda “Contatti” potremo aggiungere informazioni più precise di nominativi e il recapito delle persone di riferimento del cliente.

Tramite il pulsante “Aggiungi” si apre una maschera nella quale si può indicare il titolo, il nome (obbligatorio), fino a tre caselle e-mail legate al contatto (la mail principale è obbligatoria), due numeri di telefono, il numero di cellulare, il numero di fax, delle note descrittive interne libere e la mansione aziendale (eventuali aggiunte di mansioni non presenti si possono effettuare con il pulsante F5).
Spuntando la casella “Predefinito” si segnala che il contatto è il punto di riferimento nell’azienda, in caso di redazione, ad esempio, di ordini verrà inserito in automatico nella testata il contatto predefinito. Spuntando invece la casella “Invia le fatture al primo indirizzo e-mail di questo contatto”, in fase di invio automatico delle fatture tramite mail i documenti verranno inviati al primo dei tre indirizzi e-mail inseriti nel contatto.

Passiamo ora alla scheda “Dati spedizione”: innanzitutto dobbiamo indicare le condizioni generali per le spedizioni cioè la causale del trasporto, il porto e l’eventuale vettore. Nel caso in cui il cliente debbano essere addebitare spese di trasporto fisse, indipendentemente dalla merce spedita, è possibile il valore nel campo “Spese di trasporto”.
In questa maschera si possono inserire una serie di possibili destinazioni diverse delle merci oltre all’indirizzo specificato nella scheda dati anagrafici.

Una volta immesse queste informazioni di base si procede tramite il pulsante “Gestione” all’inserimento della descrizione, dell’indirizzo, del cap, località e nazione della destinazione, è presente anche un campo note per descrizioni interne.
Inoltre possiamo inserire la data di inizio e la data di fine dell’utilizzo della destinazione diversa, indicare se la destinazione è ancora attiva e se è la predefinita: la destinazione predefinita verrà utilizzata automaticamente al momento della redazione dei documenti (come i ddt ad esempio).

Nella scheda “Dati contabili” vengono inseriti i dati che interessano la parte amministrativa.
La compilazione di questi dati è molto importante per l’attivazione di automatismi del programma. Vediamo ora nei dettagli i dati da compilare:

Pagamento: è il modo e tempo di pagamento pattuito con il cliente, questo dato verrà riportato in automatico al momento della creazione di ogni Ordine/Documento. Se nella lista non compare il pagamento desiderato, è possibile crearlo ex-novo premendo il pulsante F5.

Divisa: Indica con che valuta tratta il cliente (predefinito Euro)

Ns. Banca: Viene indicata la nostra banca di riferimento per questo cliente, tramite il pulsante F5 è possibile codificare direttamente da qui una nuova banca. L’inserimento della nostra banca è utile per riportare i riferimenti sulla fattura nel caso di pagamento tramite Bonifico Bancario.

Banche: Tramite questo pulsante si ha la possibilità di inserire più banche e scegliere la banca di riferimento del cliente (utile in caso di pagamento di tipo ri.ba.). La banca impostata come predefinita sarà verrà riportata sulle fatture ed utilizzata per l’emissione degli effetti.

No partite dal/al: Queste caselle devono essere compilate quando il cliente richiede espressamente che non vengano generate delle scadenze in alcuni periodi dell’anno, ad esempio per chiusura estiva o natalizia.
Dinamico in presenza di scadenze che andrebbero a cadere nel periodo non gradito dal cliente le posticipa al giorno successivo della fine del periodo indicato e aggiunge eventuali giorni fissi.

Giorni fissi: In questa casella si indicano i giorni da aggiungere a tutte le scadenze create a carico del cliente.
Ad esempio: se ho definito un pagamento RB 30 gg Data Fattura Fine Mese con scadenza al giorno 10 del mese successivo, selezionerò il tipo di pagamento RB 30 gg DF FM e scriverò nel campo “Giorni Fissi” il valore 10.

Iva in sospensione: Questa opzione viene utilizzata per quei clienti per i quali l’iva calcolata non viene conteggiata nella liquidazione del mese di appartenenza della fattura ma in un momento successivo: questo è il caso ad esempio di enti pubblici.

Fido: In questo specchietto viene indicato il fido massimo concesso al cliente. In automatico Dinamico calcolerà il fido utilizzato (dato dai documenti da fatturare e dalle scadenze aperte) ed il fido ancora da utilizzare. Nel caso in cui il cliente supera il limite del fido concesso, in fase di redazione di un nuovo documento verrà segnalato che il cliente è fuori fido. Questo messaggio ha solo uno scopo informativo, si ha la possibilità di continuare comunque con la redazione del documento se si ritiene di poter concedere un ulteriore fido. E’ possibile bloccare il cliente sino al rientro nel fido concesso attivando la voce “Bloccato”: viene visulizzato un avviso non bloccante che può permettere comunque di continuare ad inserire l’ordine o il documento.

Si ha la possibilità inoltre di bloccare il cliente, in modo automatico e non sbloccabile, visualizzando un messaggio (con testo riportato nella casella del motivo del blocco) al momento della redazione sia di ordini che documenti (vedi Strumenti – Setup Dinamico – Gestione Blocchi)..

Fatturazione: In questa tabella vengono inserite le informazioni utili per innescare gli automatismi per quanto riguarda la fatturazione e la contabilizzazione dei documenti del cliente.

Spuntando la casella “Fatturazione singola” si dà istruzione a Dinamico di generare, in fase di fatturazione, una fattura per ogni singolo DDT esistente.

Nella casella “conto vendite” si inserisce il conto predefinito del cliente per la rilevazione di un ricavo (vedi Piano dei Conti).

Nella casella “Codice I.v.a.” viene indicato l’aliquota iva predefinita da usare per il cliente.

Nella casella “Spese incasso” si riportano i costi da aggiungere in fattura in caso di pagamento di tipo Ricevuta Bancaria.

Nella casella “Spese bolli” viene riportato l’importo da recuperare in fattura per bolli.

Riepilogo fatturato: Infine nello specchietto in basso a destra, una volta indicato l’anno di riferimento, vengono riportati i dati relativi al fatturato, mese per mese, con il confronto relativo all’anno precedente con la possibilità di stamparne un riepilogo.

Nella scheda “Altri dati” si possono inserire dei parametri che non fanno parte di nessun altro tipo di scheda, come ad esempio:

il capo area e l’agente di riferimento del cliente con la relativa provvigione dovuta all’agente (si può scegliere se impostare una percentuale oppure se utilizzare la classe di sconto dell’agente);

omettere i prezzi nelle stampe degli ordini e dei DDT;

la modalità di applicazione degli sconti fissi per il cliente, con la possibilità di scegliere se applicarli in calce oppure su ogni articolo: in questo caso verranno applicati solo se non vi sono in essere delle promozioni o dei sconti specifici a listino per l’articolo selezionato;

tramite il menu a tendina si ha la possibilità di scegliere, tra quelli esistenti, il listino da associare al cliente;

personalizzare per ogni cliente la lingua delle descrizioni degli articoli, ovvero se riportare nei documenti la descrizione o la descrizione aggiuntiva dell’articolo e analogamente si può scegliere per il codice articolo se riportare il principale, quello aggiuntivo oppure il codice personalizzato del cliente;

associare il cliente a diversi gruppi di appartenenza (Creati preventivamente), con la possibilità di assegnare il gruppo anche solo per un periodo limitato di tempo (utile per le statistiche di vendita)

Nella scheda “note” indichiamo dati ad uso interno oppure informazioni utili da riportare sulla stampa di documenti.

Quest’ultimo è il caso dello spazio “note cliente” nel quale c’è la possibilità di inserire una descrizione libera e, tramite spunta nell’apposita casella, riportarne il contenuto anche nei documenti intestati al cliente.

Lo spazio “note interne” invece, come lascia intendere la descrizione, è da utilizzare per informazioni riguardante il cliente per le quali non è stato previsto un apposito campo specifico.

Ultimo campo di questa scheda sono gli avvertimenti, molto utili da utilizzare quando si hanno delle informazioni sul cliente da sottolineare ogni qualvolta viene utilizzata l’anagrafica del cliente: infatti il testo contenuto nella casella verrà visualizzato con un messaggio ad ogni inserimento di un ordine o di un documento.

L’ultima scheda della maschera è quella dei Promemoria, in questa sezione è possibile tenere traccia di numerose informazioni ed attività da svolgere per il cliente, monitorando anche data d’inserimento e l’utente autore della nota.